Là một công ty dịch thuật, một công ty sản xuất xuất khẩu, công ty đa quốc gia, văn phòng luật sở hữu trí tuệ…, việc lựa chọn xây dựng đội ngũ dịch thuật tại gia (in-house translation) hay chọn dịch vụ thuê ngoài (outsourced translation) luôn là một công việc không hề dễ dàng. Mỗi lựa chọn đều có những thuận lợi, khó khăn nhất định.
Phương án xây dựng đội ngũ dịch tại gia:
Thuận lợi:
- Kiểm soát sát sao hơn chất lượng, tiến độ thời gian các dự án
- Việc trao đổi giữa các cá nhân tham gia chuỗi dịch thuật có thể được thực hiện thường xuyên và dễ dàng dẫn đến chất lượng dịch đồng đều, nhất quán và cao hơn.
- Chi phí trên đơn vị dịch (từ/câu/trang) thường rẻ hơn nhiều lần so với thuê ngoài
- Tận dụng được những tài nguyên dồn tích theo thời gian
- Bảo mật tài liệu tốt hơn
Bất lợi:
- Phát sinh chi phí thường xuyên (lương, thưởng, bảo hiểm…) vì phải duy trì đội ngũ.
- Chi phí không gian văn phòng, đầu tư vào các công cụ quản trị, hỗ trợ dịch thuật
- Khó khăn trong việc xây dựng đội ngũ (quản lý, biên dịch, hiệu đính, đọc soát), quy trình làm việc, chuẩn mực hiệu quả.
- Chỉ có thể tập trung vào những cặp ngôn ngữ phổ biến có nhiều việc làm.
Phương án thuê ngoài biên dịch
Thuận lợi:
- Không cần chi phí không gian văn phòng hay chi phí nuôi quân thường xuyên
- Đối với các nhà cung cấp dịch vụ dịch thuật, không cần lo lắng nhiều về chi phí khi nguồn việc làm sụt giảm.
- Chất lượng bản dịch có thể rất tốt, nếu có nguồn biên dịch viên tự do chuyên nghiệp
Bất lợi:
- Chi phí trên đơn vị dịch cao
- Khó kiểm soát sát sao được chất lượng, tiến độ
- Dễ bị động khi nguồn nhân lực thuê ngoài không đủ trong những thời gian cao điểm
- Không tận dụng được những tài nguyên dịch như bộ nhớ dịch, cơ sở thuật ngữ
- Khó bảo mật tài liệu khi đã chuyển ra ngoài
- Việc hạn chế giao tiếp đối với đội ngũ thuê ngoài có thể ảnh hưởng nhất định đến chất lượng bản dịch
Trên thực tế, các công ty đa quốc gia đều ý thức được rõ những thuận lợi và khó khăn của biên dịch tại gia và thuê ngoài. Thêm vào đó, chi phí dịch thuật trên tổng chi phí chỉ là một khoản muỗi đốt inox, cho phép họ thử-sai nhiều lần mà không hề ảnh hưởng tới hoạt động. Nhiều trường hợp, họ chọn cả hai phương án. Dịch tại gia được áp dụng đối với cặp ngôn ngữ phổ dụng và những tài liệu có tính lặp lại cao. Việc thuê ngoài áp dụng với những cặp ngôn ngữ không phổ dụng và với các tài liệu xương xẩu.
Tuy nhiên, đối với những đơn vị mà thu nhập chủ yếu phụ thuộc vào công việc dịch thuật, việc tính toán phương án dịch thuật tại gia hay thuê ngoài luôn là vấn đề trăn trở. Nhiều công ty thất bại trong việc áp dụng dịch thuật tại gia phải chuyển sang thuê ngoài và ngược lại. Dĩ nhiên đối với các đơn vị này, lựa chọn dịch thuật tại gia là lựa chọn tự nhiên vì tối đa được lợi nhuận cũng như tận dụng được tài nguyên dồn tích để tăng tốc độ và chất lượng dịch thuật.
Để thành công trong công tác biên dịch, việc lựa chọn phương án dịch tại gia, thuê ngoài hay cả hai đều cần thời gian suy nghĩ và lập kế hoạch kỹ càng. Trong quá trình hoạt động dịch thuật, các đơn vị thường trải qua nhiều lần thử sai, tinh chỉnh từng khâu trong hoạt động để bộ máy có thể hoạt động trơn tru và đạt được mục tiêu kinh doanh.
