Luôn duy trì một Bộ nhớ chủ (Master TM)
Bộ nhớ chủ hay còn được gọi là “Má Bự” – Big Mama là bộ nhớ lưu trữ toàn bộ công việc biên dịch, hiệu đính, đọc soát của một cá nhân hay của một đơn vị. Ngày này với tốc độ xử lý máy tính ngày càng nhanh và giá cả phần cứng hợp lý, việc tìm kiếm toàn văn, tra cứu dữ liệu trong bộ nhớ dịch hầu như không phải là vấn đề.
Bạn có thể làm việc trực tiếp trên bộ nhớ chủ hoặc dùng bộ nhớ chủ để dịch trước (pretranslate) và tìm kiếm toàn văn trong khi dùng một bộ nhớ khác để lưu bản dịch và chỉ cập nhật bản dịch mới vào bộ nhớ chủ khi đã hài lòng với bản dịch.
Tạo các bộ nhớ con tùy thuộc vào yêu cầu, tính chất công việc
Tùy theo đặc thù công việc của bạn, bạn có thể tạo bộ nhớ con theo lĩnh vực: quảng cáo, kỹ thuật, máy móc…, theo khách hàng: Honda, Cannon, Microsoft…
Các bộ nhớ con nên được đặt tên rõ ràng và có hậu tố là cặp ngôn ngữ sử dụng. Ví dụ: printer_en_vi (bộ nhớ dịch chuyên ngành máy in dịch từ Tiếng Anh sang Tiếng Việt).
Tôi nên lưu các bộ nhớ ở đâu?
Nếu bạn là biên dịch cá nhân bạn nên lưu bộ nhớ ở một vị trí an toàn. Vị trí an toàn thường nằm ngoài ổ đĩa cài đặt Windows vì khi Windows lỗi thường sẽ bị cài đè lên; thêm vào đó phân vùng ổ đĩa cài Windows có thể dễ hỏng hóc vật lý hơn. Ngày nay với công nghệ điện toán đám mây như Google Drive, Microsoft OneDrive, Dropbox…, bạn có thể cài các phần mềm trên vào ổ đĩa máy tính và để bộ nhớ ở đó. Như vậy, kể cả khi có vấn đề với máy tính: hỏng hóc, mất cắp, cháy nổ… bạn vẫn còn một phiên bản trên Cloud.
Hiện tại, Trados Live là một bản Cloud miễn phí khi bạn mua Trados Studio, dữ liệu của bạn luôn online 24/7 và bạn có thể làm việc mọi nơi mọi lúc.
Ở môi trường doanh nghiệp, nếu sử dụng GroupShare, cơ sở dữ liệu dịch được quản lý tập trung trên máy chủ của doanh nghiệp. Mọi cách thức cài đặt lưu trữ đã có các chuyên gia thực hiện, biên dịch viên chỉ cần gọi bộ nhớ theo hướng dẫn để sử dụng.
Tôi nên sử dụng các bộ nhớ dịch như thế nào?
Thông thường phần mềm hỗ trợ dịch thuật cho phép sử dụng nhiều bộ nhớ dịch, do đó, ở một dự án có thể áp dụng nhiều hơn một bộ nhớ con hay có thể ghi đồng thời lên cả bộ nhớ chủ.
Khi bạn thêm các bộ nhớ vào một dự án, bạn có thể chọn chế độ làm việc với từng bộ nhớ như: Lookup (tra đơn vị bộ nhớ), Penalty (mức phạt đối với bộ nhớ), Concordance (tìm kiếm toàn văn) và Update (ghi vào bộ nhớ). Đặt chế độ phù hợp cho mỗi bộ nhớ bạn có thể tối ưu hóa được tốc độ tra cứu và năng lực tra cứu của phần mềm.
Tôi bảo trì bộ nhớ dịch như thế nào?
Thông thường nếu là một biên dịch cá nhân bạn chỉ cần bảo trì bộ nhớ một năm một lần, việc làm chủ yếu là chọn bộ nhớ và để phần mềm đánh lại chỉ mục bộ nhớ để bộ nhớ dịch có thể tìm kiếm nhanh hơn và chính xác hơn. Việc đánh lại chỉ mục chỉ mất từ vài giây đến vài phút. Với những bộ nhớ lớn hàng triệu đơn vị bộ nhớ, việc đánh lại chỉ mục có thể mất hàng giờ, nếu phần cứng của bạn không đủ mạnh.
Bạn còn có thể thao tác chỉnh sửa bằng cách tìm và thay thế trong bộ nhớ cũng như lọc theo các tiêu chí: ngày tháng, lĩnh vực, trạng thái… để xóa và làm gọn bộ nhớ.
Trước khi bảo trì bộ nhớ, bạn nên sao lưu bộ nhớ dịch đề phòng những sai sót trong quá trình thao tác làm mất đi công sức của bạn.
Việc bảo trì bộ nhớ của doanh nghiệp trên GroupShare, thường có quy trình chỉnh sửa theo các bộ lọc đã được tạo để bộ nhớ có chất lượng cao nhất. Việc đánh lại chỉ mục cũng cần được thực hiện, phần mềm GroupShare sẽ tạo ra các tác vụ theo lịch và chỉ thực hiện khi Bộ nhớ không có truy cập để tránh sai sót.
